Visszaélés-bejelentés
A CTS EVENTIM visszaélés-bejelentő rendszer
Az eljárási szabályzat további nyelveken is ide kattintva olvasható.
Az integritás, a megbízhatóság, a tisztelet és a bizalom elsődleges fontosságú a CTS EVENTIM-nél. Ezek az értékek vállalati tevékenységünk szerves részét képezik. Kulcsfontosságúak vállalati sikerünk, valamint alkalmazottaink, ügyfeleink, üzleti partnereink és részvényeseink belénk vetett bizalma szempontjából.
A CTS EVENTIM nem tűri a vonatkozó jogszabályok, belső irányelvek vagy a CTS EVENTIM magatartási kódexének megsértését. Ezért fontos, hogy a vállalatot a lehető leghamarabb értesítsék az alkalmazottak vagy beszállítók esetleges kötelességszegéséről, hogy lépéseket lehessen tenni annak megelőzésére.
A Group Compliance ezért független, pártatlan és bizalmas visszaélés-bejelentő rendszert működtet a CTS EVENTIM Csoport egésze számára. Az alkalmazottak és harmadik felek, például az ügyfelek és a beszállítók használhatják a rendszert a lehetséges kötelességszegések bizalmas jelentésére, és ezáltal segíthetnek azok megoldásában.
A CTS EVENTIM a visszaélést bejelentő rendszert korai előrejelző rendszernek is tekinti, például arra, hogy felhívja a figyelmet a potenciális emberi jogi és környezeti kockázatokra a saját üzleti területén vagy az ellátási láncban.
Ez az eljárási szabályzat szabályozza a jelentés kézhezvételét követő további eljárást. A CTS EVENTIM visszaélés-bejelentő rendszere megfelel mind a visszaélést bejelentő személyek védelméről szóló német törvény ("HinSchG") követelményeinek, mind a német ellátási lánc átvilágításáról szóló törvény ("LkSG") szerinti panasztételi eljárás követelményeinek, továbbá a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény (a továbbiakban: Panasztörvény) rendelkezéseinek.
A visszaélést bejelentő rendszer hatékonysága évente és eseti alapon felülvizsgálatra kerül. Szükség esetén kiigazításra kerülnek az eljárások, vagy a megtett megelőző korrekciós intézkedések.
Elvek
A visszaélések bejelentésére szolgáló rendszer egyik fő pillére a tisztességes eljárás elve. Ez magában foglalja a névtelen bejelentési és kommunikációs csatornák biztosítását is.
A CTS EVENTIM nem tesz lépéseket a névtelen bejelentők személyazonosságának feltárására. A vállalat nem tűri el továbbá a visszaélést bejelentő személyek vagy bárki más hátrányos megkülönböztetését és büntetését, aki segít a Csoporton belüli esetleges kötelességszegések kivizsgálásában. Ez egyaránt vonatkozik az alkalmazottakra vagy a beszállítókra.
Minden vizsgálatot a legszigorúbb titoktartás és diszkréció mellett folytatunk le, és megőrizzük a visszaélést bejelentő személy névtelenségét. Az ártatlanság vélelme a vizsgált személyre vagy személyekre vonatkozik. Az információk feldolgozása tisztességes, gyors és biztonságos módon történik.
Hogyan történik a jelentések feldolgozása?
A Group Compliance, mint felelős belső testület, felülvizsgálja a CTS EVENTIM Csoport alkalmazottai vagy beszállítói által elkövetett szabálysértésekről szóló jelentéseket.
Az információk gyorsan kerülnek feldolgozásra, majd gondosan és szisztematikusan kiértékelésre. Ha a kötelességszegés kezdeti gyanúja felmerül, megfelelő belső vagy külső szerv kerül megbízásra a vizsgálat lefolytatásával. A vizsgálat eredményei értékelésre kerülnek, és ha a kötelességszegés megerősítést nyer, szankciókra vonatkozó ajánlás kerül kiadásra. Szükség esetén az illetékes bűnüldöző szervek is tájékoztatásra kerülnek.
Ha a vizsgálat során nem állapítható meg jogsértés, vagy ha nincs bizonyíték a jogsértésre, a vizsgálat megszüntetésre kerül.
A visszaélést bejelentő személyek a törvényi rendelkezéseknek megfelelően haladéktalanul, de legkésőbb hét napon belül tájékoztatva lesznek a bejelentés kézhezvételéről. Tájékoztatást kapnak továbbá az adatfeldolgozás állapotáról és a vizsgálatok eredményéről.
Jelentés készítése
A visszaélés-bejelentési rendszer számos csatornát kínál az esetleges kötelességszegések bejelentésére.
Ettől eltekintve a visszaélést bejelentő személyeknek törvényes joguk van bármikor kapcsolatba lépni az illetékes hatóságokkal, az alábbiakban leírtak szerint.
1. Online jelentés: Megfelelőségi segélyvonal
2. E-mail címen
3. Levélben, telefonon és személyesen (német és angol nyelven)
4. Külső jelentéstétel
Németország:
A visszaélést bejelentő személyek védelméről szóló német törvény (Hinweisgeberschutzgesetz, HinSchG) értelmében a visszaélést bejelentő személyek külső csatornán keresztül is bármikor benyújthatnak bejelentést. Az ügyeket azonban gyakran gyorsabban és közvetlenebbül lehet kezelni egy belső jelentés révén.
A külső jelentésekkel kapcsolatos részletes információk a Visszaélést bejelentő iroda oldal a Német Szövetségi Igazságügyi Hivatal honlapján.
Más külső beszámolási hivatalokat többek között a Német Szövetségi Pénzügyi Felügyeleti Hatóság (BaFin) és a Bundeskartellamt is felsorol.
Európa:
A visszaélések bejelentéséről szóló uniós irányelvre tekintettel az uniós tagállamok meghatározták (vagy hamarosan meghatározzák) azokat a kijelölt hatóságokat, amelyek külső bejelentési csatornaként is elfogadják a kötelességszegésről szóló bejelentéseket. A külső bejelentési csatornák áttekintése a következő címen érhető el:Ez a link.
Eljárási szabályzat, 2024.04.17.
Aloldalak:
1. Online jelentés: Megfelelőségi segélyvonal
A bejelentés benyújtására az internetalapú, többnyelvű kommunikációs platformon keresztül van lehetőség a Compliance Helpline-on keresztül. A rendszer bizalmas és védett. A CTS EVENTIM erre a célra a Deloitte bejelentővédelmi rendszerét használja.
A beérkező bejelentéseket először a Deloitte elemzői vizsgálják meg, majd egy jelentésben foglalják össze, és általában 1-2 munkanapon belül továbbítják a CTS EVENTIM Group Compliance számára.
A Group Compliance ezt követően felülvizsgálja az információkat, és amennyiben lehetséges és szükséges, vizsgálatot kezdeményez.
Eljárás:
A | jelentés
A bejelentőnek, akár külső, akár belső bejelentő, három lehetősége van a bejelentésre.
Teljesen névtelenül: Sem a Deloitte, sem a CTS EVENTIM nem tud a bejelentő személyazonosságáról.
Bizalmas: Csak a Deloitte ismeri a személyazonosságát.
Korlátozottan bizalmas: A Deloitte és a CTS EVENTIM illetékes osztálya (Group Compliance) ismeri meg a személyazonosságot.
B | Feldolgozás a Deloitte által
A bejelentést a Deloitte minősített munkatársai kapják meg. A bejelentő kérésére a bejelentést anonimizálásra kerül, és jelentésként a CTS EVENTIM illetékes irodája (Group Compliance) rendelkezésére bocsátják. A nem releváns adatokat törlik.
C | Feldolgozás a CTS EVENTIM felelős irodája (Group Compliance) által
A bejelentőktől érkező valamennyi bejelentést először a CTS EVENTIM csoportos megfelelési osztálya ellenőrzi. Amennyiben lehetséges és szükséges, vizsgálatot kezdeményez.
A bejelentővel a rendszerben található elektronikus postafiókon keresztül lehet (névtelenül) kommunikálni, pl. a Group Compliance általi lekérdezés céljából.
→ Bejelentés benyújtása
2. E-mailen:
Group Compliance a következő e-mail címen elérhető: compliance@eventim.de
3. Levélben, telefonon és személyesen (német és angol nyelven)
Postacím:
CTS EVENTIM AG & Co. KGaA
Group Compliance
Contrescarpe 75a
28195 Bréma
Bréma, Németország
Telefon +49.421.3666.0
Kérjük, előzetesen foglaljon időpontot a compliance@eventim.de e-mail címen.
4. Külső jelentéstétel
Németország:
A német Whistleblower Protection Act (HinSchG) szerint bármikor lehetőség van külső bejelentő központokhoz is fordulni. A belső bejelentéseket azonban gyakran gyorsabban és közvetlenebbül dolgozzák fel.
A külső bejelentési lehetőségekről részletes információ a Szövetségi Igazságügyi Hivatal BfJ - Whistleblower Centre (bundesjustizamt.de) címen is elérhető.
További külső bejelentő központokat többek között a Szövetségi Pénzügyi Felügyeleti Hatóság (BaFin) és a Szövetségi Kartellhivatal is felsorol.
Európa:
Az EU Whistleblowing-irányelv fényében az EU tagállamai olyan hatóságokat jelöltek ki (vagy fognak hamarosan kijelölni), amelyek külső bejelentési csatornaként fogadják a visszaélésekről szóló bejelentéseket is. E külső bejelentési csatornák áttekintése ezen a linken található: https://corporate.eventim.de/fileadmin/user_upload/eventim/02_unternehmen/Externe_Meldewege_in_der_EU.pdf
